AI-boekingen vastleggen: wat je accountant nodig heeft

Een klant van ons laat sinds het voorjaar inkoopfacturen automatisch coderen. Dat liep goed, tot de accountant in juli vroeg waarom een reeks facturen van dezelfde leverancier ineens op een andere grootboekrekening stond. Niemand kon het uitleggen. Het systeem had het voorgesteld, iemand had op akkoord geklikt, en nergens stond vastgelegd waarom dat voorstel er zo uitzag.

Dat is het gat waar de meeste bedrijven in vallen zodra ze AI-boekingen laten voorbereiden. De regels rond je administratie zijn niet veranderd. Alleen degene die de keuze maakt, is veranderd. Bij een medewerker kun je navragen wat hij dacht. Bij een taalmodel niet, want dat kan morgen op precies dezelfde factuur een ander antwoord geven.

Wat de Belastingdienst van een geautomatiseerde administratie verwacht

Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen zegt het kort: je administratie moet zo zijn opgezet dat de rechten en plichten van je bedrijf er duidelijk uit blijken, en een controleur moet dat binnen redelijke termijn kunnen nagaan. De bewaartermijn is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is het tien jaar.

Het woord dat er in de praktijk toe doet is controlespoor. Een controleur moet van brondocument naar boeking naar aangifte kunnen lopen, en weer terug. De factuur die binnenkwam, de boeking die eruit volgde, de aangifte waar hij in zit. Als een van die schakels ontbreekt of niet te reconstrueren is, heb je een probleem, ook als elk afzonderlijk bedrag klopt.

Verder eist de wet dat gegevens volledig en juist zijn, snel toegankelijk, en ongewijzigd reproduceerbaar gedurende de hele bewaartermijn. Dat laatste is de reden waarom een logboek dat alleen bestaat in het dashboard van je AI-leverancier geen logboek is.

Er staat nergens in de wet iets over AI. Dat hoeft ook niet. De verplichting zit op het resultaat, niet op de techniek.

Wat je per AI-boeking moet vastleggen

Bij ons is dit de standaardset. Het zijn negen velden en ze passen in een regel per verwerkte factuur.

Die laatste twee regels doen het meeste werk en worden het vaakst weggelaten.

Log het voorstel, niet alleen de boeking

De meeste koppelingen schrijven netjes weg wat er uiteindelijk geboekt is. Dat staat al in je boekhoudpakket. De interessante vraag is een andere: wat stelde het systeem voor, en heeft een mens dat aangepast?

Zonder dat verschil kun je twee dingen niet. Je kunt niet aantonen dat er menselijk toezicht was, want elke boeking ziet er achteraf hetzelfde uit. En je ziet niet aankomen dat het model afglijdt. Als het correctiepercentage in maart 4 procent was en in juli 19, dan is er iets veranderd: een nieuwe modelversie, een leverancier die zijn factuurregels anders is gaan formuleren, of een grootboekschema dat is uitgebreid zonder dat iemand de instructie heeft bijgewerkt. Dat getal is je vroegste waarschuwing en je hebt er alleen toegang toe als je beide kanten vastlegt.

Waar je het logboek bewaart en hoe lang

Niet bij de leverancier van je AI-tool. Die bewaart logs meestal dertig tot negentig dagen, jij moet zeven jaar. En als je over twee jaar overstapt, verdwijnt de historie met het abonnement mee.

Wat wel werkt:

1. Schrijf de regels weg naar je eigen opslag, in de omgeving waar je administratie ook staat.
2. Gebruik een formaat dat leesbaar is zonder de oorspronkelijke software. Platte tekst, CSV of JSON. Een propriëtair exportbestand voldoet niet aan de eis van ongewijzigd reproduceren als de fabrikant over vijf jaar niet meer bestaat.
3. Sluit de map af tegen wijzigen. Een logboek dat achteraf aangepast kan worden, is geen bewijs.
4. Zet er een maandelijkse export op en berg die weg bij de rest van de jaarstukken.
5. Bewaar de originele factuur zoals je hem ontving, dus het bestand zelf. De boeking is niet het brondocument. Hoe die stroom eruitziet beschreven we in facturen automatisch verwerken.

Punt vijf zien we regelmatig misgaan bij bedrijven die de mailbox opschonen nadat de factuur verwerkt is.

Wat je accountant bij de jaarafsluiting wil zien

Vraag het hem in september, niet in februari. In de praktijk komt het op vier dingen neer.

Hoeveel procent van de boekingen automatisch tot stand kwam en hoeveel daarvan is gecorrigeerd. Een overzicht van de correcties zelf, want daar zit het patroon in. De fiatteringsregels zoals ze dat jaar golden, met de data waarop ze zijn gewijzigd. En wie welke rechten had in het systeem.

Dat is geen extra administratie als je het bovenstaande logt. Het is één query over een bestand dat je toch al bijhoudt. Wat het je oplevert is een kortere jaarafsluiting en geen discussie achteraf over of je in control was.

Voor de AVG-kant geldt hetzelfde logboek als onderbouwing dat er menselijk toezicht is op geautomatiseerde verwerking. Wat er verder speelt rond persoonsgegevens in AI-tools staat in AI en de AVG.

Waar het in de praktijk misgaat

Vijf dingen komen wij het vaakst tegen.

De agent draait onder het account van een medewerker. Dan zie je in het logboek van je boekhoudpakket alleen die naam en kun je mens en machine niet uit elkaar houden. Geef een agent altijd een eigen account, zoals we ook schreven in AI-agents in het MKB.

De leverancier wisselt stilletjes van model. Dat gebeurt bij vrijwel elke aanbieder, soms zonder aankondiging. Log je de modelversie niet, dan zie je een gedragsverandering wel in je cijfers maar kun je hem nergens aan ophangen.

Niemand kijkt naar het correctiepercentage. Het staat er wel, maar er is geen moment in de maand waarop iemand ernaar kijkt. Zet er een vast kwartier per maand op.

Het logboek staat op dezelfde plek als de administratie zelf, zonder aparte back-up. Bij een ransomware-incident ben je dan allebei kwijt.

En de vervelendste: er is nooit vastgelegd welke instructie het model meekreeg. Die instructie is bij elke wijziging een nieuwe versie. Bewaar hem net als je code, met datum, en verwijs vanuit het logboek naar het versienummer.

Wat je nu het beste doet

Pak de boekingen van vorige maand en kies er vijf willekeurig uit die het systeem heeft voorgesteld. Probeer voor elk binnen vijf minuten uit je eigen systemen te beantwoorden waarom die grootboekrekening is gekozen, wie akkoord gaf en welk modelversienummer erachter zat. Lukt dat niet, dan weet je precies welke velden je mist.

Dat is een halve ochtend werk en het is de goedkoopste versie van dit gesprek. De dure versie is dezelfde vraag, gesteld door een controleur, over een jaar dat al is afgesloten.

Wil je dat we meekijken naar de logging en de rechten rond je koppelingen, dan valt dat onder security en compliance. Bouwen we iets voor je, dan zit dit logboek er standaard in en hoort het bij het servicecontract, want een koppeling die niemand controleert valt een keer stil op een moment dat het niet uitkomt. Bel 010 89 008 89 of neem contact op.