AI-abonnement of eigen systeem: wat kies je als MKB?

Een installatiebedrijf liet ons vorig jaar zijn abonnementenlijst zien omdat de IT-kosten uit de hand liepen. Er stonden elf posten op, waarvan zeven met het woord AI erin. Een AI-chatfunctie bij het CRM, een tool die offertes samenvatte, een notuleertool, een assistent bij het planningspakket. Bij elkaar meer dan 900 euro per maand. Geen van de zeven wist iets van de andere zes, en niemand kon zeggen wat er zou gebeuren als ze er een opzegden.

Dat is het moment waarop de vraag opkomt die dit stuk behandelt: huur je AI per gebruiker per maand, of laat je iets bouwen dat van jou is en in je eigen systemen zit? Er is geen algemeen goed antwoord, wel een manier om het voor je eigen bedrijf uit te rekenen.

Wat je koopt als je een AI-abonnement afneemt

Je koopt snelheid. Morgen aan, volgende maand weer uit, geen project, geen bouwkosten. Voor het uitproberen van iets is dat bijna altijd de juiste keuze, en wij raden het regelmatig zelf aan.

Je koopt ook een aantal dingen die pas later opvallen.

De prijs staat niet vast. Aanbieders zetten AI-functies vaak eerst gratis of goedkoop in de markt en verhogen daarna, of verplaatsen ze naar een duurder pakket. Reken erop dat de prijs die je vandaag betaalt over twee jaar anders is.

Je betaalt per gebruiker, ook voor mensen die het nauwelijks aanzetten. Bij twintig medewerkers en drie tools van 25 euro per gebruiker per maand zit je op 1.500 euro per maand, terwijl misschien acht mensen er echt iets mee doen.

En de tool weet alleen wat er in zijn eigen pakket staat. Dat is de kern van het probleem bij die elf abonnementen: elk stuk AI zat opgesloten in één systeem, dus voor een vraag die twee systemen raakt kon je bij geen van beide terecht.

Wat je koopt als je een eigen systeem laat bouwen

Bij bouwen betaal je vooraf en bezit je daarna. De logica staat in jouw omgeving, draait op jouw data, en werkt over je systemen heen omdat je zelf de koppelingen legt. Zeg je een abonnement op, dan houdt het op. Zet je een gebouwde koppeling uit, dan blijft de code en de data van jou.

De rekening ziet er anders uit. Een concreet afgebakende automatisering, bijvoorbeeld inkomende aanvragen omzetten naar complete opdrachten in je eigen pakket, kost bij een MKB-bedrijf al snel een paar weken werk. Daarna komen er verbruikskosten bij voor het AI-model zelf, en die vallen bijna altijd lager uit dan mensen verwachten: bij normale MKB-volumes praat je over tientallen euro's per maand, niet over honderden.

En er komt onderhoud bij. Dat is geen bijzaak. Leveranciers wijzigen hun API's, modellen worden vervangen, je eigen proces verandert. Een gebouwd systeem zonder beheer is over een jaar een probleem in plaats van een oplossing. Daarom hoort bij elke bouw die wij doen een servicecontract. Niet als verkooptruc, maar omdat de alternatieve afloop voorspelbaar is.

AI-abonnement of eigen systeem: de afweging op een rij

Reken het uit met je eigen aantallen

De omslag zit meestal in het aantal gebruikers en de looptijd. Een voorbeeld met ronde getallen, vul je eigen bedragen in.

Stel: 20 medewerkers, een AI-abonnement van 25 euro per gebruiker per maand. Dat is 500 euro per maand, 6.000 euro per jaar, 18.000 euro over drie jaar. Blijft de prijs niet gelijk, dan ligt dat hoger.

Een gebouwde oplossing voor hetzelfde probleem met eenmalig 20.000 euro en 300 euro per maand beheer komt over drie jaar uit op 30.800 euro. Dan is huren over drie jaar goedkoper.

Draai het om naar 60 medewerkers en het abonnement kost 54.000 euro over drie jaar, terwijl de bouwkosten nauwelijks meebewegen. Dan kantelt het.

Twee dingen die je in die som niet moet vergeten. Bij een abonnement betaal je voor iedereen, ook voor de helft die het niet gebruikt. En bij bouwen los je meestal één proces echt op, terwijl een abonnement vaak een verzameling functies is waarvan je er twee gebruikt.

Wanneer huren gewoon het verstandigst is

Er zijn genoeg situaties waarin bouwen onzin is.

Als het proces nog niet vaststaat. Automatiseren van iets wat elke maand verandert, is geld weggooien. Huur eerst, kijk wat blijft hangen.

Als het om standaardwerk gaat dat bij iedereen hetzelfde is. Notuleren, transcriberen, teksten opschonen. Daar is een abonnement voor precies goed, en zelf bouwen levert niets extra's op.

Als je onder de tien gebruikers zit. Dan verdient de bouw zich zelden terug binnen een redelijke termijn.

En als je nog geen fatsoenlijke data hebt. Een gebouwd systeem is zo goed als de gegevens eronder. Staat je klantbestand half in Excel en half in iemands mailbox, begin daar dan. Wat je daarover moet regelen voor je iets aanzet, staat in wat je volgens de AVG wel en niet in een AI-tool mag zetten.

Vier vragen die je stelt voordat je tekent

Ongeacht wat je kiest, vraag dit vooraf en zet het antwoord op papier.

1. Waar staan mijn gegevens en worden ze gebruikt om modellen te trainen? Zoek het antwoord in het contract, niet op de productpagina.
2. Wat krijg ik mee als ik stop? Kan ik mijn data eruit halen in een bruikbaar formaat, en hoe lang na opzegging kan dat nog?
3. Wat gebeurt er met de prijs bij verlenging, en hoe lang van tevoren moet ik opzeggen?
4. Wie is verantwoordelijk als het misgaat, en binnen welke termijn wordt het opgelost?

Bij die vierde vraag valt bij abonnementen vaak een stilte. Dat is precies het verschil met een eigen systeem waar een beheerpartij op staat.

Wat je nu het beste doet

Zet je huidige AI-abonnementen in een lijst met kosten per maand, aantal actieve gebruikers en opzegtermijn. Bij de meeste bedrijven die we dat laten doen, zijn er twee die niemand mist en één die dubbel betaald wordt. Dat is meteen budget vrij.

Kijk daarna welk proces bij jou het meest kost aan overtypen en wachten. Als dat proces stabiel is en meerdere systemen raakt, is bouwen het overwegen waard. Een goed voorbeeld van zo'n proces staat in offertes automatiseren van aanvraag tot verstuurde pdf. Zo niet, dan huur je nog een jaar door en dat is een prima besluit.

Wij bouwen AI in de systemen die je al hebt in plaats van ernaast. Wil je weten wat dat voor jouw situatie betekent, kijk bij onze diensten of vraag een offerte aan. Bellen mag ook: 010 89 008 89.