AI op je eigen bedrijfsdocumenten: zo pak je het aan

"Waar staat ook alweer welke garantietermijn we met die leverancier hebben afgesproken?" Iemand zoekt tien minuten in SharePoint, vindt drie versies van hetzelfde contract, en belt uiteindelijk een collega die het toevallig weet. Dat gebeurt bij de meeste bedrijven een paar keer per dag, en het is precies het werk waar AI op je eigen bedrijfsdocumenten wel iets oplevert.

Het idee is niet ingewikkeld. Je laat een taalmodel antwoorden geven op vragen over jouw contracten, handleidingen, offertes en procedures, met een verwijzing naar het document waar het antwoord vandaan komt. In vaktaal heet dat RAG, retrieval augmented generation. In gewone taal: eerst zoeken in je eigen bestanden, dan pas antwoorden.

Waarom ChatGPT je eigen documenten niet kent

Een taalmodel is getraind op openbare tekst. Jouw leveranciersvoorwaarden uit 2023 zaten daar niet bij. Vraag je er toch naar, dan krijg je een antwoord dat klinkt alsof het klopt. Dat is de bekendste manier waarop mensen hun vertrouwen in AI verliezen.

Documenten los uploaden in een chat werkt voor één vraag, maar het schaalt niet. Je collega heeft die upload niet, de volgende versie van het contract komt er niet automatisch in, en er is geen enkele controle op wie wat mag zien.

Een AI-kennisbank lost dat op door de vraagvolgorde om te draaien. De vraag gaat eerst langs een zoekindex van jouw documenten, de relevante stukken tekst worden opgehaald, en pas daarna mag het model daar een antwoord uit formuleren, met bronvermelding erbij.

Wat AI op je eigen bedrijfsdocumenten in de praktijk oplevert

De toepassingen die bij onze klanten daadwerkelijk gebruikt worden zijn vrij nuchter.

• Servicedesk en binnendienst. "Valt dit onder de garantie?" beantwoorden met het juiste artikel uit de juiste voorwaarden erbij.
• Offertes. Teruggrijpen op wat je eerder aan een vergelijkbare klant hebt aangeboden, in plaats van vanaf nul.
• Werkinstructies op de vloer. Monteurs die op de telefoon een vraag stellen over een machine en het antwoord uit de handleiding krijgen zonder door 200 pagina's pdf te scrollen.
• Inwerken. Nieuwe mensen die de standaardvragen zelf kunnen opzoeken zonder telkens iemand te storen.

Wat het niet is: een vervanging van je documentbeheer. Als de bron rommelig is, is het antwoord rommelig. Dat is geen tekortkoming van de techniek, dat is de techniek die eerlijk laat zien hoe je archief eraan toe is.

Copilot gebruiken of zelf iets bouwen

Voor bedrijven die al in Microsoft 365 zitten is Microsoft 365 Copilot de kortste route. Het zoekt in SharePoint, OneDrive en Teams, respecteert de rechten die er al staan, en er is geen koppelwerk nodig. Het kost wel een aparte licentie per gebruiker bovenop je bestaande abonnement, en het zoekt alleen in wat Microsoft kan zien. Wat dat in de praktijk kost hebben we uitgerekend in Copilot in het mkb.

Zelf bouwen is interessant als je documenten buiten Microsoft staan, in je ERP-pakket, je DMS of gewoon op een fileserver. Of als je het antwoord in je eigen applicatie of op je website wilt tonen in plaats van in een los chatvenster. Dan bouw je een zoekindex over die bronnen en zet je daar een model op.

Voor de meeste bedrijven onder de vijftien medewerkers die netjes in SharePoint werken, is Copilot het verstandige antwoord. Zodra de kennis buiten Microsoft ligt of je het antwoord in een ander systeem nodig hebt, wordt zelf bouwen snel logischer.

Rechten opschonen voordat je begint

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en het vaakst voor problemen zorgt. Een AI-kennisbank maakt zichtbaar wat er allemaal gedeeld staat.

In veel omgevingen zijn in de loop der jaren mappen gedeeld met "iedereen in de organisatie", staan er oude offertes met marges in een algemene map en zit er een salarisoverzicht in een teamsite waar het niet hoort. Zolang niemand zoekt, valt dat niet op. Zodra je een zoekmachine met natuurlijke taal erop zet, vindt de eerste de beste vraag het wel.

Doe daarom eerst dit:

1. Inventariseer welke sites en mappen breed gedeeld staan, en met wie precies.
2. Haal personeelsdossiers, salarisgegevens en directiestukken uit de algemene structuur.
3. Bepaal per bron of hij de kennisbank in mag. Verlopen contracten en oude versies zijn een bekende bron van foute antwoorden.
4. Spreek af wie het archief bijhoudt. Zonder eigenaar loopt de index binnen een half jaar achter.

We hebben die opschoonactie apart beschreven in Copilot en je SharePoint-rechten. Reken op een dag of twee voor een omgeving van 20 tot 30 mensen, meer als er nooit eerder is opgeruimd.

Waar het misgaat

Drie dingen waar we in vrijwel elk project tegenaan lopen.

Gescande pdf's. Een ingescand contract zonder tekstlaag is voor de zoekindex een plaatje. Dat moet eerst door tekstherkenning heen, anders staat het er wel maar wordt het nooit gevonden.

Tegenstrijdige versies. Contract v2, contract v2 definitief, contract v2 definitief AANGEPAST. Het model kiest er een. Ruim op of markeer het archief als archief.

Te veel vertrouwen in het antwoord. Toon altijd de bron en de vindplaats, en leer mensen die aan te klikken. Bij juridische of financiële vragen hoort het antwoord een startpunt te zijn, geen eindpunt. Voor persoonsgegevens geldt bovendien dat je moet vastleggen waar de verwerking plaatsvindt en dat het in je verwerkingsregister komt.

Wat je nu het beste kunt doen: verzamel de tien vragen die intern het vaakst gesteld worden en zoek uit in welke documenten de antwoorden staan. Zijn dat er drie of vier en staan ze netjes in SharePoint, dan is een Copilot-proef met een handvol licenties genoeg. Liggen ze verspreid over een fileserver, je ERP en een stapel pdf's, dan is bouwen zinniger. Wij kijken zo'n set vragen graag met je door: bel 010 89 008 89, mail info@maxdeals.net of ga naar contact. Meer over hoe wij werkplekken en Microsoft 365 inrichten staat op onze pagina over werkplek en support.