Microsoft 365 Copilot in het MKB: kosten en praktijk

Een accountantskantoor met achttien man kocht vorig jaar twaalf Copilot-licenties. Drie maanden later gebruikten er nog drie mensen iets mee, en dat was vooral het samenvatten van Teams-vergaderingen. De rest was na twee weken terug bij hun oude manier van werken. De licenties liepen gewoon door tot het einde van het jaarcontract.

Dat patroon zien we vaker. Microsoft 365 Copilot is niet duur voor wat het kan, maar het is wel makkelijk om er niets aan te hebben. Hieronder wat het kost, waar het bij MKB-bedrijven echt tijd scheelt, waar het tegenvalt en hoe je voorkomt dat je een jaar lang betaalt voor iets wat niemand opent.

Wat kost Microsoft 365 Copilot voor een MKB-bedrijf?

Microsoft heeft het aanbod voor bedrijven tot 300 gebruikers apart gezet. De prijzen op de Nederlandse prijspagina, bij jaarfacturatie en exclusief btw:

De actieprijs van 15,60 euro loopt volgens Microsoft tot september 2026. Kies je voor maandelijks opzegbaar in plaats van een jaarcontract, dan ligt de prijs ongeveer vijftien tot twintig procent hoger. De add-on werkt alleen bovenop een lopend Microsoft 365 Business-plan, dus zonder dat abonnement kun je hem niet kopen.

Let op het verschil met Copilot Chat. Die zit al bij je Microsoft 365 zonder extra licentie, en daar raken mensen op in de war. Copilot Chat werkt op informatie van het web. Pas met een Copilot-licentie kijkt hij ook in jouw mail, agenda, Teams-gesprekken en SharePoint. Dat verschil is het hele punt: je betaalt niet voor een chatvenster, je betaalt ervoor dat hij jouw spullen kent.

Waar Copilot in de praktijk tijd scheelt

Vier dingen komen er bij onze klanten steeds uit als de moeite waard.

Vergaderingen in Teams samenvatten, met wie wat heeft toegezegd. Dit is veruit de functie die het langst blijft hangen, zeker bij mensen die vier of vijf overleggen per dag hebben.

Een lange mailthread samenvatten voordat je erin duikt. Zeventien berichten diep instappen bij een klantdossier kost normaal tien minuten lezen.

Een eerste versie van een stuk maken op basis van een document dat er al ligt. Niet vanaf nul, wel "maak hier een verslag van in dezelfde opzet als vorig kwartaal".

Zoeken dwars door mail, Teams en SharePoint heen. "Wat hebben we afgesproken met die leverancier over de levertijd" levert vaker een bruikbaar antwoord dan de gewone zoekbalk.

Waar het tegenvalt

Excel is de grootste teleurstelling. Copilot legt formules prima uit, maar rekenen op een rommelig werkblad gaat mis. Hij heeft een echte tabel nodig, opgemaakt als tabel, met één kopregel. Op een sheet met samengevoegde cellen, drie kopregels en lege rijen ertussen krijg je antwoorden die er goed uitzien en niet kloppen.

PowerPoint levert bruikbare structuur en zelden een presentatie die je zo doorstuurt. Reken op naslepen.

En het belangrijkste: Copilot weet alleen wat er in Microsoft 365 staat. Zit je klantdossier in een ander pakket en je urenregistratie in weer een ander, dan ziet hij daar niets van. Dat is precies de reden dat wij bij veel klanten liever koppelingen bouwen tussen de systemen die ze al hebben dan nog een AI-abonnement erbij zetten.

Verzinnen doet hij ook nog steeds. Laat niets naar buiten gaan zonder dat een mens het heeft gelezen.

Ruim eerst je rechten op

Copilot laat een gebruiker alleen zien wat die zelf al mocht zien. Dat klinkt veilig, maar het legt bloot hoe slordig de rechten meestal staan. Een salarisoverzicht in een map waar iedereen bij kan, viel jarenlang niet op omdat niemand ernaar zocht. Vanaf de dag dat Copilot aan staat, is het vindbaar met één vraag in gewone taal.

Doe dus voordat je licenties aanzet minimaal dit:

1. Loop de SharePoint-sites en Teams langs en kijk wie er toegang heeft. Let vooral op alles wat gedeeld is met "iedereen in de organisatie".
2. Haal HR-, salaris- en directiebestanden uit algemene mappen.
3. Zet gevoeligheidslabels op de mappen die echt beperkt moeten blijven.
4. Overweeg Restricted SharePoint Search zolang je nog aan het opruimen bent. Daarmee beperk je waar Copilot in mag zoeken tot een lijst goedgekeurde sites.

Reken op een paar dagdelen opruimen bij een bedrijf van dertig man dat nooit eerder naar rechten heeft gekeken. Bij bedrijven die jarenlang mappen hebben gedeeld "om het makkelijk te houden" wordt het meer.

Reken het door voordat je 25 licenties koopt

Vijfentwintig licenties tegen 15,60 euro is 390 euro per maand, dus 4.680 euro per jaar. Reken je met 45 euro per intern uur, dan moet dat 104 uur per jaar opleveren. Verdeeld over 25 mensen is dat vier uur per persoon per jaar, ongeveer vijf minuten per week.

Die lat ligt lager dan de meeste ondernemers denken. Het probleem is dus zelden de prijs. Het probleem is dat mensen het niet gebruiken, en dan is elke prijs te hoog.

Doe daarom eerst een pilot. Vijf licenties, drie maanden, en kies bewust de mensen die veel vergaderen en veel mail hebben. Geef ze één uur uitleg met hun eigen voorbeelden erin, niet een algemene demo. Vraag na drie maanden hoe vaak ze het per week gebruiken en waarvoor. Als het antwoord "af en toe" is, koop je geen twintig licenties erbij.

Wat je nu het beste doet

Kijk eerst of je rechten op orde zijn, want dat moet toch. Start daarna klein en meet. En spreek af wat er niet in mag, want dat is een apart onderwerp: lees daarvoor wat je volgens de AVG wel en niet in een AI-tool mag zetten.

Wil je dat wij meekijken naar je Microsoft 365-omgeving voordat je Copilot aanzet, kijk dan bij Microsoft 365 beheer of vraag een offerte aan. Bellen mag ook: 010 89 008 89.