AI-notulen in Teams: van vergadering naar actiepunten

Een wekelijks werkoverleg van een uur, vier mensen, en een verslag dat twee dagen later komt met de helft van de afspraken erin. Of helemaal geen verslag, want degene die het altijd deed is er even niet. Dat is de reden waarom AI-notulen bij MKB-bedrijven zo snel aanslaan: het is een van de weinige AI-toepassingen waar iedereen binnen een week ziet wat het oplevert.

Het is ook een van de weinige waar je het snelst iets fout doet dat je niet zomaar terugdraait. Een transcript is een verwerking van persoonsgegevens, en een opname van een klantgesprek die drie jaar in iemands OneDrive blijft staan is een probleem dat je zelf hebt gemaakt.

Wat je nodig hebt om in Teams automatisch te notuleren

Voor de basis heb je geen Copilot-licentie nodig. Live transcriptie zit in Microsoft 365 Business Standard en Business Premium. Tijdens de vergadering klik je op de drie puntjes, dan op Opnemen en transcriberen, dan op Transcriptie starten. Teams zet er live tekst bij en bewaart het transcript na afloop bij de vergadering.

Twee dingen die mensen overslaan. Zet de gesproken taal op Nederlands voordat je start, anders probeert Teams het als Engels te verwerken en krijg je onbruikbare tekst. En besef dat een transcript nog geen notulen is: het is vijftien pagina's letterlijke tekst waar niemand doorheen leest.

De stap van transcript naar notulen is waar de AI zit. Met een Copilot-licentie vraag je na afloop in de vergaderchat om een samenvatting, de besluiten en de actiepunten met naam erbij. Zonder Copilot kun je het transcript downloaden en het door een tool van derden laten samenvatten, maar dan zet je bedrijfsinformatie bij een andere partij en moet je dus eerst weten waar die partij het opslaat en of daar een verwerkersovereenkomst voor is.

Copilot gebruiken zonder dat er een transcript blijft staan

Er is een instelling die weinig mensen kennen en die in de praktijk het meeste gedoe voorkomt. Als organisator open je de vergadering in je agenda, ga je naar de instellingen en zet je bij het Copilot-onderdeel de optie op "Alleen tijdens de vergadering".

Copilot werkt dan live mee, maar er blijft geen transcript achter. Wat je daarmee inlevert: na afloop kun je niets meer aan Copilot vragen over dat gesprek, en externe deelnemers kunnen Copilot in deze stand niet gebruiken. Wat je ervoor terugkrijgt is dat je geen bestand hoeft te beheren, te delen of na een jaar op te ruimen.

Voor gevoelige overleggen, personeelsgesprekken en directievergaderingen is dit meestal de juiste stand. Voor een projectoverleg waar mensen die er niet bij waren later willen weten wat er is besloten, juist niet.

Wat de AVG hier van je vraagt

Nederlandse ondernemers denken vaak dat het draait om toestemming. Meestal niet.

Een gesprek opnemen waar je zelf aan deelneemt is in Nederland niet strafbaar. Maar zodra je bedrijf dat structureel doet, verwerk je persoonsgegevens en heb je een grondslag en een informatieplicht. Drie dingen om te regelen:

1. Informeren, elke keer. Meld aan het begin van het gesprek dat er wordt getranscribeerd of opgenomen en waarvoor je het gebruikt. Teams laat dat ook op het scherm zien, maar zeg het er hardop bij. Bij externe deelnemers is dit niet optioneel.
2. Een grondslag die klopt. Toestemming van medewerkers is een wankele grondslag, omdat de Autoriteit Persoonsgegevens ervan uitgaat dat iemand in een gezagsverhouding niet vrij kan weigeren. Gerechtvaardigd belang is dan meestal de juistere route, mits je kunt uitleggen waarom een verslag nodig is en waarom je niet meer bewaart dan daarvoor nodig is.
3. Een bewaartermijn. Dit is het punt waar het in de praktijk misgaat. Bepaal vooraf hoe lang een transcript blijft staan en zorg dat het daarna weg is. In veel omgevingen staat er standaard een vervaltermijn op vergaderopnamen, maar reken daar niet blind op: controleer wat er in jouw tenant staat en of transcripten er ook onder vallen.

Er is nog een vierde die minder vaak genoemd wordt. Opnamen en transcripten uit Teams belanden in de OneDrive van degene die op de knop drukte. Vertrekt die persoon, dan hangt het verslag van jouw directieoverleg aan een account dat je gaat opschonen. Voor kanaalvergaderingen gaat het naar SharePoint en dat is beter beheersbaar, dus laat terugkerende overleggen daar lopen.

Waar AI-notulen in de praktijk stuklopen

De techniek werkt beter dan mensen verwachten, maar niet overal.

Door elkaar praten. Vier mensen in een vergaderruimte om één laptop levert een transcript op waarin sprekers door elkaar lopen en de toewijzing niet klopt. Een fatsoenlijke vergaderspeaker lost meer op dan een betere AI-tool.

Vaktermen en eigennamen. Merknamen, artikelnummers en achternamen gaan er standaard naast. Voor een verslag is dat te overzien, voor een offerte die je erop baseert niet.

Actiepunten die er niet waren. Dit is de belangrijkste. Een model vat samen en vult daarbij soms gaten. Als iemand zegt "daar moeten we een keer naar kijken" komt dat er niet zelden uit als een actiepunt met een naam en een datum. Laat de notulen dus altijd door de voorzitter nakijken voordat ze rondgaan. Vijf minuten, en het scheelt discussies achteraf.

Klantgesprekken. Wees hier terughoudend mee. Een verkoopgesprek automatisch laten transcriberen betekent dat je uitspraken van je klant vastlegt in een systeem waar hij geen weet van heeft. Vraag het expliciet, en leg vast dat je het hebt gevraagd.

Hoe je het invoert zonder dat het rommelig wordt

De volgorde die bij onze klanten werkt is kort.

Begin met één type overleg, meestal het wekelijkse werkoverleg. Zet transcriptie daar vier weken aan en laat de voorzitter de samenvatting nakijken. Spreek af waar het verslag komt te staan, in het Teams-kanaal en niet in een mailtje. Bepaal daarna pas of je het uitbreidt naar projectoverleg of klantgesprekken.

Regel ondertussen aan de beheerkant twee dingen: in het Teams-beheercentrum leg je in het vergaderbeleid vast wie er mag opnemen en transcriberen, en je controleert of er een vervaltermijn op opnamen staat. Zet ook in je personeelshandboek of AI-beleid één alinea over wat er met verslagen gebeurt. Dat kost een half uur en voorkomt de vraag "mag dit eigenlijk wel" op het verkeerde moment.

Wat je vandaag kunt doen: kijk in je laatste drie vergaderingen of er een transcript is achtergebleven, en van wie dat bestand is. Bij de meeste bedrijven is dat antwoord verrassend.

Wil je het vergaderbeleid, de bewaartermijnen en de Copilot-instellingen in één keer goed hebben staan, kijk dan bij Microsoft 365 beheer of stel je vraag via contact. Wat Copilot verder kost en oplevert staat in Microsoft 365 Copilot in het MKB, en welke gegevens je überhaupt in een AI-tool mag zetten in AI en de AVG. Bellen kan ook: 010 89 008 89.