Data op orde voor AI: zonder dit werkt geen enkele agent

In de demo gaat het altijd goed. Iemand stelt een vraag, de assistent zoekt door de bedrijfsdocumenten en geeft binnen drie seconden een net antwoord met bronvermelding. Twee weken later draait hetzelfde ding op jouw omgeving en komt er een prijs uit die twee jaar oud is, uit een offerte die "definitief-v3-DEF" heet en in de map van een oud-collega staat.

Het model doet het niet fout. Het pakt precies wat het vindt. Data op orde krijgen voor AI is daarom geen bijzaak die je later oppakt, het bepaalt of het antwoord klopt. En het goede nieuws is dat het meestal geen half jaar opschonen is, maar een paar gerichte ingrepen op het stuk dat de agent daadwerkelijk raakt.

Wat data op orde voor AI eigenlijk betekent

Vier dingen moeten kloppen, en ze hebben allemaal een heel praktische invulling.

Vindbaar. Het antwoord staat in een systeem waar de agent bij kan. Een prijslijst in een Excel op iemands bureaublad bestaat voor je AI niet.

Eenduidig. Er is één versie die geldt. Zolang er drie documenten met bijna dezelfde inhoud rondslingeren, kiest het systeem er willekeurig een.

Actueel. Wat verlopen is, staat niet meer tussen wat geldig is. Oude documenten hoef je niet weg te gooien, maar ze moeten uit de zoekruimte.

Afgeschermd. De agent laat aan een medewerker precies zien wat die medewerker zelf ook mag zien. Klopt de rechtenstructuur niet, dan is de assistent het lek.

De vier problemen die we het vaakst tegenkomen

Dat laatste punt is de reden dat een uitrol soms beter een week later kan beginnen. Microsoft 365 Copilot toont een gebruiker alles waar die gebruiker toegang toe heeft, ook mappen waarvan niemand nog wist dat de hele organisatie erbij kon. Dat werkten we uit in Copilot en SharePoint-rechten opschonen.

Het bronregister: één A4 dat het meeste werk doet

Voordat je iets opruimt, bepaal je per soort vraag welke bron leidend is. Dat klinkt bureaucratisch, maar het is letterlijk een lijstje.

• Actuele prijzen: het prijsboek in het ERP. Niet de laatste offerte.
• Klantgegevens: het CRM. Niet de boekhouding, ook al staat het daar ook.
• Contractafspraken: de getekende PDF in de klantmap.
• Werkinstructies: de handboeksite op SharePoint.
• Openingstijden en tarieven voor klanten: de website.

Elke regel wijst één winnaar aan. Waar twee systemen hetzelfde weten, spreek je af wie gelijk heeft en waar de ander uit overneemt. Zonder die keuze bouw je een agent die vrolijk twee tegenstrijdige waarheden door elkaar husselt, en dan is niet het model het probleem maar je administratie.

Versies opruimen zonder dat het een project wordt

Beperk je tot het gebied dat de agent gaat zien. Ga niet je hele SharePoint doen.

1. Bepaal welke mappen of sites in scope zijn. Vaak zijn dat er twee of drie.
2. Zoek daar op dubbele bestandsnamen en op woorden als definitief, kopie, oud, backup en versienummers.
3. Verplaats alles wat niet meer geldt naar een archieflocatie die buiten de scope valt. Hernoemen helpt niet, de inhoud wordt nog steeds gevonden.
4. Zet bij documenten die verlopen een einddatum in de bestandsnaam of in een metadatakolom, zodat je over een jaar weet wat je kunt opruimen.
5. Spreek af wie de eigenaar is van elke map. Zonder eigenaar loopt het binnen een half jaar weer vol.

Meet of het klopt, voordat je het uitrolt

Dit is de stap die bijna iedereen overslaat en die het verschil maakt tussen een assistent die vertrouwd wordt en een assistent die na drie weken niemand meer opent.

Verzamel twintig vragen die je collega's echt stellen. Niet verzonnen testvragen, maar de dingen die nu per mail of over de gang gevraagd worden. Schrijf er het juiste antwoord bij, met de bron erbij. Dat is je nulmeting.

Laat de agent die twintig vragen beantwoorden en tel drie dingen: hoeveel antwoorden kloppen, hoeveel er half kloppen, en hoeveel er naar een verkeerde bron verwijzen. Onder de vijftien goede antwoorden ga je niet live, dan ga je terug naar je bronnen. Herhaal die test na elke opruimactie, dan zie je of het werkt.

Bewaar die twintig vragen. Als je over een half jaar een systeem vervangt of een koppeling wijzigt, draai je hem opnieuw en weet je binnen tien minuten of er iets stuk is gegaan.

Wat je niet hoeft te doen

Je hoeft geen datawarehouse. Je hoeft niet alles te migreren. Je hoeft geen datastrategie op te stellen voordat je iets mag proberen. Bedrijven met vijftien man die eerst een half jaar aan "de data-fundering" gaan werken, komen nooit toe aan het punt waar het iets oplevert.

Pak één proces, ruim het stuk data op dat dat proces raakt, meet met je twintig vragen en zet het aan. Werkt het, dan is de volgende opruimactie makkelijker te verkopen aan jezelf, want je hebt een resultaat om naar te wijzen.

Wil je weten of het financieel uit kan voordat je begint, dan staat de rekensom in wat kost AI-automatisering. Zoek je iemand die de inventarisatie en het opruimen samen met je doet, kijk dan bij Microsoft 365 beheer of vraag een offerte aan. Even bellen kan ook: 010 89 008 89.