Dashboard voor het MKB: welke cijfers je echt nodig hebt

De directeur van een groothandel liet ons vorig jaar zijn maandrapportage zien. Vier A4'tjes uit het boekhoudpakket, een Excel met verkoopcijfers die iemand op maandagochtend bijwerkte, en een derde bestand met voorraadstanden. Het rapport over mei kreeg hij op 12 juni. Tegen die tijd had hij zijn beslissingen over mei al genomen, op gevoel. Een dashboard was er niet.

Dat is het echte probleem met stuurinformatie in het MKB. Niet dat de cijfers ontbreken, maar dat ze te laat komen en op drie plekken staan. Een dashboard lost dat op, mits je eerst een paar vervelende vragen beantwoordt.

Welke cijfers horen op een dashboard

De fout die bijna iedereen maakt is alles erop zetten wat te meten valt. Je krijgt dan een scherm met veertig getallen dat na drie weken niemand meer opent.

Begin per cijfer met deze vraag: als dit getal morgen twintig procent afwijkt, wat doe ik dan anders? Kun je die zin niet afmaken, dan hoort het getal er niet op.

Voor de meeste MKB-bedrijven blijven er zeven tot negen over, verdeeld over drie soorten:

• Geld dat binnenkomt: omzet deze maand tegenover vorige maand, openstaande facturen ouder dan 30 dagen, en de orderportefeuille voor de komende acht weken.
• Werk dat doorloopt: aantal openstaande offertes en hun waarde, de gemiddelde doorlooptijd van aanvraag tot levering, en de bezetting of geplande uren.
• Waar het knelt: het aantal klachten of storingen, en de kostenpost die het hardst stijgt.

Meer mag, later. Houd het scherm leeg genoeg dat je het in tien seconden leest.

Waar de cijfers vandaan komen

Dit is het deel waar dashboardprojecten vastlopen, en het heeft niets met dashboards te maken.

Je omzet staat in je boekhoudpakket. Je orderportefeuille staat in je CRM of in iemands hoofd. Je uren staan in een urenpakket of op een briefje. Voor een dashboard moeten die bronnen dagelijks automatisch uitgelezen worden, en dan moet iedereen het eens zijn over wat "omzet" betekent: gefactureerd, geleverd of getekend.

Praktisch komt het hierop neer:

1. Inventariseer per cijfer waar het vandaan komt en of dat systeem een API heeft. Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, HubSpot en de meeste urenpakketten hebben er een.
2. Leg de definitie vast. Eén zin per cijfer, opgeschreven, met de naam erbij van wie erover gaat.
3. Zet de gegevens eerst op één plek neer, dagelijks ververst, voordat je aan de plaatjes begint.
4. Bouw daarna pas het scherm.

Een systeem zonder API betekent handwerk, of eerst dat systeem aanpakken. Dat is een vervelend antwoord dat we liever vooraf geven dan halverwege.

Power BI, Excel of iets anders

Power BI Pro ging op 1 april 2025 naar 14 dollar per gebruiker per maand, de eerste prijsverhoging sinds de lancering. Premium Per User werd 24 dollar. Reken erop dat iedereen die het dashboard bekijkt een licentie nodig heeft, tenzij je een capaciteit afneemt. Bij tien kijkers is dat verschil de moeite van het uitrekenen waard.

De AI-functies in Power BI, waaronder Copilot, zitten niet in die Pro-licentie. Daar hoort een Fabric-capaciteit bij, tegenwoordig vanaf F2. Vraag die prijs op voordat je erop rekent, want dit is de post die achteraf voor verrassingen zorgt. Wat Copilot in de dagelijkse praktijk oplevert, beschreven we eerder in Microsoft 365 Copilot in het MKB.

Wat AI in een dashboard wel en niet doet

Waar AI in rapportage nu echt helpt: een afwijking samenvatten in gewone taal, bijvoorbeeld "de marge op productgroep B daalde 4 procent, vooral door twee grote orders met korting". En vragen beantwoorden in gewone taal in plaats van via filters klikken.

Waar het niet bij helpt: bedenken welke cijfers je nodig hebt, en je brongegevens opschonen. Een taalmodel dat op rommelige data staat, geeft rommelige antwoorden met veel zelfvertrouwen. Dat is vervelender dan geen dashboard.

Onze regel: gebruik AI voor de toelichting, nooit voor het getal zelf. Het getal komt uit een berekening die iemand kan navertellen.

Wat kost het en hoe begin je

Voor een dashboard met drie tot vier bronnen, dagelijkse verversing en een handvol schermen zitten wij meestal tussen de 3.500 en 9.000 euro. Het grootste deel daarvan zit in de koppelingen en het opschonen, niet in de vormgeving. Daarbovenop komen de licenties en een servicecontract, omdat een koppeling die niemand bijhoudt binnen een jaar stilvalt op een API-wijziging of een verlopen token.

Begin klein. Kies drie cijfers waar je nu echt op stuurt, laat die dagelijks ophalen en kijk er een maand naar. Wat je daarna mist weet je dan precies, en dat is een veel bruikbaarder opdracht dan een lijst van veertig wensen vooraf.

Wil je weten wat er met jouw pakketten mogelijk is, bel dan 010 89 008 89 of vraag een offerte aan. Het bouwwerk eromheen valt onder websites en apps. En als je liever eerst een proces aanpakt dan een scherm, lees dan waar AI-agents werk uit handen nemen.