Werkbonnen en uren automatiseren in de buitendienst

Bij een installatiebedrijf met acht monteurs gingen de werkbonnen mee in een map in de bus. Ze kwamen vrijdagmiddag op kantoor en werden maandag overgetypt. Bonnen die zoekraakten werden geschat. Materiaal dat de monteur er niet op had gezet, ging ook niet mee op de factuur. Toen we een kwartaal terugrekenden, ging het over een bedrag waar je makkelijk een halve medewerker van betaalt.

Dat is het echte probleem met werkbonnen op papier. Niet dat het onhandig is, maar dat er omzet in verdwijnt die je nooit meer terugziet.

Waar werkbonnen op papier je geld kosten

Vier lekken, en ze lopen allemaal dezelfde kant op.

Uren die pas dagen later worden geboekt, worden afgerond. Altijd naar beneden, want niemand durft achteraf ruimer te schrijven dan hij zich herinnert.

Materiaal dat niet op de bon staat, staat ook niet op de factuur. Een doos koppelingen uit de bus is zo gepakt en zo vergeten.

Facturatie loopt weken achter. Je levert in week 34 en factureert in week 37. Ondertussen financier je je klant met je eigen geld.

En het duurste lek, dat je het minst ziet: je nacalculatie klopt niet. Als uren en materiaal pas weken later bij elkaar komen, weet je bij het maken van de volgende offerte nog steeds niet wat de vorige klus werkelijk kostte. Dan prijs je op gevoel, en dan zit je er structureel naast op precies het type klus dat je het vaakst doet.

Wat je automatiseert en wat je beter laat

Het verleidelijke aan dit soort projecten is dat je alles tegelijk wilt aanpakken. Doe dat niet. Laat het taalmodel uitsluitend het stuk doen waar geen vaste regel voor te schrijven is: rommelige invoer omzetten naar gestructureerde gegevens. Een gesproken notitie naar tekst. Een foto van een typeplaatje naar een merk en een typenummer. Een zin als "twee uur gewerkt, drie meter leiding en een nieuwe thermostaat" naar velden.

Al het andere is gewone logica en hoort dat ook te blijven. Tarieven, toeslagen, btw, wie welke korting krijgt, wanneer voorrijkosten vervallen: dat zijn regels. Laat je een model daarover beslissen, dan krijg je een systeem dat vandaag anders rekent dan gisteren, en dat wil je nergens minder dan in je facturatie.

Van spraaknotitie naar werkbon

Zo ziet de keten eruit die in de praktijk blijft draaien:

1. De monteur spreekt bij de klant een halve minuut in: wat er kapot was, wat hij heeft gedaan, welk materiaal erin ging, hoe lang hij bezig was.
2. Foto's gaan mee. Het typeplaatje, de situatie voor en na, en de afgetekende bon als de klant wil tekenen.
3. Het model zet dat om naar velden: klant, klusnummer, werkzaamheden, artikelen, aantal uren, reistijd.
4. Artikelen worden gematcht op je eigen artikelbestand. Geen zekere match betekent naar de wachtrij, niet gokken.
5. De werkvoorbereider of de administratie ziet één scherm: links het voorstel, rechts de opname en de foto's. Akkoord kost een paar seconden.
6. Uren gaan naar het urenpakket, de bon naar de facturatie, de foto's in het klantdossier.

Stap 5 haal je er niet uit. Zeker het eerste half jaar niet. Hij kost bijna niets en hij is het enige punt waarop je fouten ziet voordat de klant ze ziet.

Wat je vooraf op orde moet hebben

• Een actueel artikelbestand met de nummers die de monteurs ook echt gebruiken. Staat er een lijst in van 2019, dan matcht er niets.
• Eén klantnummer per klant. Staat dezelfde klant drie keer in je systeem, dan kiest de koppeling er één en niet altijd dezelfde.
• Heldere tarieven en toeslagen, inclusief wat er gebeurt met reistijd, avonduren en voorrijkosten.
• Een API of een fatsoenlijke export op je pakket. Kan het alleen csv, dan kan het ook, maar dan met vertraging en meer handwerk.
• Dekking onderweg. In een kruipruimte, een technische ruimte of een kelderbox is er geen signaal. De app moet offline kunnen opslaan en later zelf versturen.

Dat laatste punt wordt het vaakst overgeslagen en veroorzaakt het meeste gedoe. Een monteur die twee keer zijn ingevoerde bon kwijt is, gebruikt het ding nooit meer.

Wat het kost en wanneer het zich terugverdient

Er zijn drie kostenposten. De bouw en de koppelingen, voor één afgebakende stroom meestal tussen de 4.000 en 12.000 euro, afhankelijk van hoeveel systemen mee moeten doen. Het gebruik van het model, dat per bon op enkele centen uitkomt, dus bij duizend bonnen per maand praat je over tientjes. En het beheer, want een koppeling die niemand bijhoudt valt een keer stil.

Reken de opbrengst niet uit met een besparingspercentage uit een brochure. Meet twee dingen, een maand lang. Hoeveel minuten kantoor per bon kwijt is aan overtypen, navragen en corrigeren. En hoeveel bonnen er per maand doorheen gaan.

Doet kantoor er nu tien minuten per bon over en gaan er 400 bonnen per maand door, dan zit daar ruim 65 uur per maand in. Zakt dat naar twee minuten, dan houd je ongeveer 53 uur over. Daar komt het geld bij dat je nu niet factureert, en dat is in de bedrijven waar wij komen vrijwel altijd de grootste post.

Waar het in de praktijk stukloopt

Monteurs die het niet gebruiken. Dit is nummer één en het heeft zelden met techniek te maken. Als de app in de bus meer werk is dan een bonnetje krabbelen, verliest de app. Vijf velden invullen gaat, vijftien niet.

Te vroeg loslaten. Bedrijven willen het akkoordscherm eruit zodra het twee weken goed loopt. Doe dat pas als je uit je eigen cijfers kunt aantonen hoe vaak er iets moest worden gecorrigeerd.

Beginnen met de moeilijkste klus. Grote projecten met meerdere monteurs, deelleveringen en meerwerk zijn het slechtste startpunt. Begin met de standaard servicebon, de klus die je het vaakst doet.

Niemand die eigenaar is. Een koppeling loopt vast op een gewijzigde API, een verlopen token of een leverancier die iets uitfaseert. Daarom hoort bij elke build een servicecontract. Niet omdat wij daar blij van worden, maar omdat een onbeheerde koppeling gegarandeerd een keer stilvalt, en dan meestal op de dag dat je factureert.

Wil je hier iets mee, begin dan klein. Kies één type klus, tel een maand lang de bonnen en de minuten, en kijk pas daarna naar leveranciers. Wat een agent in zo'n keten wel en niet mag doen, staat in AI-agents in het MKB. Zoek je eerst het juiste proces in plaats van de techniek, lees dan processen automatiseren in het MKB. En als het straks staat maar niemand het gebruikt, dan gaat het over hetzelfde als in AI-adoptie in het MKB.

De app en de koppelingen bouwen we zelf, dat valt onder websites en apps. Even sparren over jouw stroom kan ook gewoon: 010 89 008 89, of vraag een offerte aan.