AI-adoptie in het MKB: van licenties naar echt gebruik

Drie maanden geleden zetten we bij een klant vijftien Copilot-licenties aan. Vorige week keken we samen in het gebruiksrapport. Vier mensen hadden er die maand iets mee gedaan, en twee van die vier alleen voor het samenvatten van een Teams-vergadering. De andere elf licenties stonden erbij en deden niets.

Dat beeld komen we vaker tegen. AI-adoptie in het MKB loopt zelden vast op techniek. Het loopt vast op een vraag die niemand hardop stelt: wat moet ik hier morgenochtend concreet mee?

Waarom AI-licenties blijven liggen

Vier redenen, in de volgorde waarin we ze tegenkomen.

De taak ontbreekt. Mensen krijgen een tool, geen opdracht. "Probeer maar eens wat" levert twee pogingen op en daarna niets meer.

De eerste poging viel tegen. Iemand vraagt om een offertetekst, krijgt iets algemeens terug en concludeert dat het niet werkt. Dat de vraag te mager was, weet diegene niet, want dat heeft niemand uitgelegd.

Er is geen tijd voor ingeruimd. De eerste weken kost het tijd in plaats van dat het tijd oplevert. Zonder die ruimte wint de bestaande werkwijze elke keer.

De gegevens zijn niet vindbaar. Een assistent die je documenten mag lezen, is zo goed als de ordening van die documenten. Staat alles in persoonlijke OneDrives en mailbijlagen, dan komt er weinig bruikbaars uit. Daarover gaat data op orde krijgen voor AI.

Adoptie meten in het Microsoft 365 admin center

Zolang je dit op gevoel beoordeelt, hoor je van de directie dat het goed loopt en van de werkvloer dat niemand het gebruikt. Meestal hebben ze allebei een beetje gelijk.

Het gebruiksrapport zit in het Microsoft 365 admin center onder Rapporten, dan Gebruik, dan Microsoft Copilot, en daar het tabblad Gebruik. Je hebt de rol Globale beheerder of Lezer van rapporten nodig om erbij te kunnen.

Wat je er ziet:

• Ingeschakelde gebruikers: het aantal mensen met een licentie in de gekozen periode.
• Actieve gebruikers: de mensen die in die periode zelf iets met Copilot hebben gedaan in een van de Microsoft 365-apps.
• Het percentage actieve gebruikers, plus het aantal ingediende prompts en het gemiddelde per actieve gebruiker.
• Diezelfde cijfers per app, dus apart voor Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Edge en de Copilot-app.

Je kunt kiezen uit 7, 28, 90 en 180 dagen. Gegevens verschijnen doorgaans binnen 48 uur na de activiteit. Exporteren naar csv kan via het menu met de drie puntjes bij een grafiek, en in de tabel op gebruikersniveau kies je zelf welke kolommen je meeneemt.

Waar je naar kijkt en waar niet

Niet naar het percentage van één week. Wel naar de lijn over 90 dagen en naar de verdeling per app. Twee mensen die Copilot dagelijks in Outlook gebruiken, zijn meer waard dan tien die één keer iets in Word hebben geprobeerd. Zie je alle activiteit in één app zitten, dan heb je geen adoptieprobleem maar een uitlegprobleem voor de rest.

Wat je in dat rapport niet ziet, is of het werk er beter van werd. Een samenvatting die niemand nakijkt telt als gebruik. Dat moet je zelf navragen, en het liefst met een concreet voorbeeld op tafel.

Kies per rol drie taken, niet twintig

Drie taken per rol, meer niet. Wie twintig mogelijkheden voorgeschoteld krijgt, kiest er nul. Schrijf bij elke taak één voorbeeldopdracht die iemand letterlijk kan kopiëren en plakken. Dat ene zinnetje scheelt meer dan een training van een dagdeel.

Een plan van 30 dagen

1. Meet de nulsituatie. Noteer het percentage actieve gebruikers over de laatste 28 dagen, en de verdeling per app. Zonder startpunt kun je over een maand niets zeggen.
2. Kies per rol de drie taken en zet ze op één A4 per rol, met de voorbeeldopdracht erbij.
3. Doe één sessie van 45 minuten per rol, met hun eigen bestanden en hun eigen mailbox erbij. Niet plenair, niet met de slides van de leverancier.
4. Wijs per team iemand aan die vragen opvangt. Dat hoeft niet de handigste te zijn, wel iemand die benaderbaar is.
5. Meet na vier weken opnieuw en bespreek het cijfer in het teamoverleg. Vraag er twee dingen bij: wat werkte, en waar kwam er onzin uit.
6. Haal licenties weg bij mensen die niets gebruiken en geef ze aan mensen die erom vroegen. Dat is geen straf, dat is opruimen.

Reken op een paar maanden voordat het gewoon wordt. Vraag je na 30 dagen al om harde besparingen, dan meet je vooral je eigen ongeduld.

Wanneer je beter kunt stoppen

Soms past een assistent gewoon niet bij het werk dat je doet. Zit het grootste tijdverlies in je bedrijf in het overtypen van gegevens tussen twee systemen, of in bonnen die pas op vrijdag op kantoor komen, dan lost geen enkele chatfunctie dat op. Dan wil je het proces zelf aanpakken. Hoe dat eruitziet, staat in werkbonnen en uren automatiseren in de buitendienst.

Twijfel je of de licenties het geld waard zijn, kijk dan eerst naar de kosten en de opbrengst in Copilot in het MKB. En loopt een eerdere poging al vast, dan herken je jezelf waarschijnlijk in waarom AI-projecten mislukken.

Wil je dat we een keer met je meekijken in het gebruiksrapport en er een plan aan hangen, dat doen we meestal in één sessie van een dagdeel. Kijk bij Microsoft 365 beheer, vraag een offerte aan of bel 010 89 008 89.