Systemen koppelen via API: Power Automate, Make of n8n

Een handelsbedrijf in Rotterdam liet ons in mei uitzoeken waarom de administratie steeds achterliep. Het antwoord was eenvoudig. Een order kwam binnen in de webshop, iemand tikte hem over in het ERP, plakte het adres in het verzendportaal, zette het factuurnummer in een Excel en mailde de klant handmatig een track and trace. Vijf systemen, één order, ongeveer zeven minuten per keer. Bij honderdvijftig orders per week is dat meer dan zeventien uur.

Systemen koppelen via API is precies hiervoor bedoeld. Het is geen AI en het is niet spannend, maar het is bijna altijd de stap die het meeste oplevert voordat je aan slimmere dingen begint.

Wat een API-koppeling precies doet

Een API is een afgesproken manier waarop twee programma's met elkaar praten. Je webshop kan een bericht sturen dat er een order is, met de velden die erbij horen. Je ERP kan dat bericht aannemen en er een order van maken. Geen scherm, geen muis, geen mens die overtypt.

Wat je koppelt zijn dus eigenlijk geen systemen maar gebeurtenissen. "Er is een order geplaatst", "een factuur is betaald", "een ticket is gesloten". Bij elke gebeurtenis hoort een actie in een ander systeem. Zodra je het zo opschrijft, wordt zichtbaar hoeveel van je administratie uit doorgeefwerk bestaat.

Webhook of ophalen: het verschil dat je merkt

Er zijn twee manieren waarop het startsein wordt gegeven.

Bij een webhook duwt het bronsysteem het bericht naar je toe op het moment dat er iets gebeurt. Snel en zuinig, maar je moet iets hebben dat het bericht kan ontvangen en je moet bedenken wat er gebeurt als de ontvanger even plat ligt.

Bij ophalen vraag je elke paar minuten of er iets nieuws is. Dat werkt met bijna elk pakket en is makkelijker te herstellen na een storing, maar het is trager en je verbruikt onnodig veel aanroepen. Veel pakketten hebben een limiet op het aantal aanroepen per minuut.

Voor de meeste MKB-koppelingen is ophalen elke vijf tot vijftien minuten prima. Alleen als een klant direct iets moet zien, zoals een betaalbevestiging, wil je een webhook.

Power Automate, Make, n8n of eigen code

Vier routes, en de keuze hangt minder af van techniek dan van wie het straks beheert.

Power Automate Premium staat bij Microsoft op 13 euro per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling. Dat is te overzien als het om een paar mensen gaat, maar let op de licentiestructuur. Een flow die namens de organisatie draait valt onder andere regels dan een flow die één medewerker voor zichzelf maakt. Laat dat vooraf uitzoeken, want een licentiediscussie achteraf is duur.

Onze standaardvolgorde: zit alles al in Microsoft 365, begin dan met Power Automate. Zitten er meerdere pakketten van verschillende leveranciers in het spel en gaat het om volume, dan is n8n op een eigen server over drie jaar gerekend vaak het goedkoopst. Eigen code alleen voor het stukje logica dat echt van jou is.

Waar koppelingen stukgaan

Bijna nooit op de eerste dag. Vrijwel altijd in maand vier tot acht.

Verlopen tokens. Veel API's werken met een toegangstoken dat periodiek ververst moet worden. Gaat dat verversen een keer mis, dan stopt de koppeling zonder dat iemand het merkt.

Dubbele records. Als een bericht twee keer binnenkomt en je koppeling controleert niet of hij het al kent, staat de order er twee keer in. Elke koppeling hoort een uniek kenmerk uit het bronsysteem mee te nemen en daarop te controleren.

Velden die niet passen. Een postcode met een spatie, een land dat in het ene systeem NL heet en in het andere Nederland, een bedrag met een komma in plaats van een punt. Dit is negentig procent van het testwerk.

Stille fouten. Een koppeling die faalt en niemand een bericht stuurt is erger dan geen koppeling. Zet een melding op elke mislukte run, naar een mailbox of een Teams-kanaal dat mensen echt lezen.

Wijzigingen bij de leverancier. Pakketten faseren API-versies uit. Meestal met aankondiging, soms met weinig tijd. Iemand moet die berichten lezen.

Dit is de reden dat bij elke build die wij opleveren een servicecontract hoort. Een onbeheerde koppeling valt binnen een jaar stil, en dat merk je op het slechtst mogelijke moment.

Wat je vooraf regelt

• Een apart account voor de koppeling, niet dat van een medewerker die volgend jaar misschien weggaat.
• Rechten zo krap mogelijk. Lezen waar lezen genoeg is.
• Een testomgeving, of anders een testklant en een testartikel waarmee je de hele keten doorloopt voordat het live gaat.
• Vastleggen wat er gebeurt bij een fout. Opnieuw proberen, hoe vaak, en wie er bericht krijgt als het daarna nog misgaat.
• Weten waar het draait. Een flow onder het persoonlijke account van een medewerker is geen bedrijfsproces.

Bij dat handelsbedrijf hebben we de webshop, het ERP en het verzendportaal aan elkaar geknoopt. Bouwtijd iets meer dan twee weken. Van die zeven minuten per order bleef ongeveer een halve minuut over voor het nakijken van uitzonderingen. De koppeling zelf was niet ingewikkeld. Uitzoeken welk veld waar vandaan komt was dat wel.

Begin met één keten en meet eerst wat die nu kost aan tijd. Wij kijken daar ook gewoon een middag naar mee, zie ICT voor het MKB of neem contact op. Bellen kan ook: 010 89 008 89. Zoek je eerst het juiste proces in plaats van de techniek, lees dan processen automatiseren in het MKB. Wil je klantvragen laten beantwoorden uit je eigen documenten, kijk dan bij de AI-chatbot voor je website.