Contractbeheer automatiseren: opzegdata nooit meer missen

Een klant van ons ontdekte in maart dat het contract voor hun urenregistratiepakket in januari stilzwijgend met een jaar was verlengd. Ze gebruikten het al een half jaar niet meer, de opzegtermijn was drie maanden, en de opzegdatum lag twee weken achter hen op het moment dat iemand de verlengingsfactuur opende. Kosten: nog een jaar betalen voor software die niemand opent.

Dat is geen slordigheid van één administratie. Contracten komen binnen als pdf, worden getekend, opgeslagen in een map en daarna niet meer bekeken tot de factuur langskomt. Contractbeheer automatiseren betekent in de praktijk dat je die twee dingen loskoppelt: het contract mag in de map blijven liggen, maar de datum eruit hoort in een systeem dat op tijd iets van zich laat horen.

Waarom zakelijke contracten stilzwijgend doorlopen

Veel ondernemers denken dat de Wet Van Dam hen beschermt tegen stilzwijgende verlenging. Die wet geldt alleen voor consumenten: particulieren die niet beroeps- of bedrijfsmatig contracten sluiten. Sluit je een contract op naam van je BV of eenmanszaak, dan gelden gewoon de algemene voorwaarden van je leverancier. Verlenging met twaalf maanden en een opzegtermijn van drie maanden is daarin volstrekt normaal en volledig rechtsgeldig.

Rechters passen soms reflexwerking toe bij zzp'ers die qua positie op een consument lijken, maar daar kun je je planning niet op baseren. Ga ervan uit dat wat er in de voorwaarden staat, ook gebeurt.

Het tweede probleem is rekenkundig. Een opzegtermijn telt terug vanaf de verlengingsdatum, niet vanaf het moment dat je eraan denkt. Bij een contract dat op 1 januari verlengt en drie maanden opzegtermijn kent, is 30 september je laatste veilige moment om het besluit te nemen en 30 november het uiterste moment om de brief eruit te hebben. Dat is een kwartaal eerder dan de meeste mensen intuïtief aannemen.

Welke gegevens je uit elk contract moet halen

Voor het bewaken van looptijden heb je niet het hele contract nodig. Je hebt zeven velden nodig.

Dat vijfde veld is de reden dat dit werk vervelend is. De opzegtermijn staat regelmatig niet in het getekende contract maar in een set voorwaarden waar het contract naar verwijst, met een versienummer en een datum. Sla die voorwaarden mee op. Verwijst een contract naar voorwaarden die je niet hebt, vraag ze dan op.

Contractbeheer automatiseren in vier stappen

De volgorde is belangrijker dan de tool. Het is de bedoeling dat je binnen twee weken van de eerste stap af bent, niet dat je een half jaar aan een contractmanagementplatform besteedt.

1. Eén plek voor alle getekende contracten. Een documentbibliotheek in SharePoint volstaat. Verzamel wat er is: uit de mailbox van de directeur, uit de ordner, van de fileserver. Reken bij een bedrijf van 20 tot 40 man op 40 tot 100 lopende overeenkomsten, inclusief de dingen waar niemand aan denkt zoals kopieermachines, alarmopvolging en verzekeringen.
2. Laat AI de zeven velden voorstellen, niet vastleggen. Het model leest het document en vult de velden in als voorstel, met daarbij de letterlijke zin waar het de opzegtermijn uit haalde. Iemand loopt die lijst na. Bij honderd contracten kost dat een dagdeel, tegenover twee tot drie dagen als je alles zelf openslaat en overtypt.
3. Reken de signaaldatum uit met gewone logica. Einddatum min opzegtermijn min een eigen marge van dertig dagen. Dat is rekenwerk, geen taalwerk, dus laat daar geen model op los. Een model dat vandaag 1 oktober zegt en volgende maand 3 oktober is onbruikbaar.
4. Zet het signaal ergens waar iemand het ziet. Een mail die om zes uur 's ochtends binnenkomt tussen zestig andere mails is geen signaal. Een taak met een naam erop, een bericht in het teamkanaal van de administratie of een agenda-afspraak bij de eigenaar wel.

Wat je met Microsoft 365 al kunt bouwen

Zit je bedrijf in Microsoft 365, dan heb je het meeste al. Maak in SharePoint via Nieuw en dan Lijst een lijst met kolommen voor de zeven velden plus een berekende kolom voor de signaaldatum. Koppel elk item aan het pdf-bestand in de documentbibliotheek.

Let op één ding: de ingebouwde regels in Lists reageren op een wijziging in een item, niet op het verstrijken van een datum. Voor "meld je zestig dagen voor de signaaldatum" heb je een geplande flow in Power Automate nodig. Die is met een handvol stappen klaar: Recurrence, Get items met een filter op de datumkolom, en dan een bericht naar Teams of een taak in Planner.

De AI-stap zet je ervoor: het uitlezen van de pdf's naar die zeven velden. Dat werkt als een AI-kennisbank op je eigen documenten, alleen lever je hier velden op in plaats van een antwoord in tekst. Hoe je zo'n documentlaag opzet staat in AI op je eigen bedrijfsdocumenten.

Wat AI hier wel en niet moet doen

Wel: vrije tekst omzetten naar velden. Contracten zijn per leverancier anders geformuleerd, dus met zoeken op trefwoorden kom je er niet. Een model dat "opzeggen geschiedt uiterlijk drie maanden voor het einde van de lopende termijn" leest en daar 90 dagen van maakt, doet precies het stuk waar geen regel voor te schrijven valt. Haal gescande contracten wel eerst door tekstherkenning, want zonder tekstlaag is een contract voor elk systeem een plaatje.

Niet: data uitrekenen, opzeggingen versturen of besluiten of een contract weg mag. Het signaal hoort bij een mens te landen die kijkt of het pakket nog gebruikt wordt. Dat is precies het moment waarop je onderhandelingsruimte hebt, en dat gesprek voert geen agent voor je.

Leg per veld vast waar het vandaan komt. Dus niet alleen "opzegtermijn: 3 maanden", maar ook de zin en het paginanummer. Ontstaat er later discussie met een leverancier, dan wil je binnen een minuut kunnen laten zien waar je het vandaan hebt. Zet daarnaast alles waar het model over twijfelt in een aparte bak en loop die met de hand na.

Wat het kost en wat het oplevert

De rekensom is voor één keer eenvoudig. Eén gemiste opzegging van een pakket van 350 euro per maand kost 4.200 euro. Twee keer per jaar zoiets, en je bent er meer aan kwijt dan aan de inrichting.

Het uitlezen van honderd contracten met een model kost aan verbruik enkele euro's. De inrichting van de lijst, de flow en de controle op de eerste ronde ligt bij ons meestal tussen de 2.500 en 6.000 euro, afhankelijk van het aantal contracten en of ze gescand of digitaal zijn. Daar hoort een servicecontract bij, want een flow die niemand bijhoudt valt binnen een jaar stil op een gewijzigde rechtenstructuur of een verlopen verbinding.

Wat je onderweg vindt is vaak meer waard dan de bewaking zelf. Bij het verzamelen komen bij vrijwel elke klant abonnementen boven water die al maanden doorlopen zonder gebruiker: een oude telefoonlijn, licenties van vertrokken medewerkers, een backuppakket dat vervangen is maar nooit opgezegd.

Wat je nu het beste doet

Begin niet met software kiezen. Zet een uur in de agenda en maak een lijst van elke partij die je maandelijks of jaarlijks factureert. Pak de facturen erbij, want dat is de betrouwbaarste bron van wat er echt loopt. Zoek bij de vijf duurste het contract op en noteer de zeven velden. Waarschijnlijk zit er dan al een verlenging tussen die binnen drie maanden valt.

Kom je boven de dertig contracten uit, dan is het uitlezen automatiseren de moeite waard. Wij richten dat in binnen je bestaande Microsoft 365-omgeving, dus zonder extra platform erbij. Kijk bij werkplek en support of vraag een offerte aan. Welke stromen zich verder lenen voor dit soort werk staat in processen automatiseren in het MKB, en wat een agent wel en niet zelfstandig mag doen in AI-agents in het MKB. Even bellen kan ook: 010 89 008 89.